5 ting du skal være opmærksom på, når du outsourcer it-opgaver til udlandet

Lyder det fristende at få udført en større udviklings- og programmeringsopgave til tredjedel af den normale danske pris? Og måske ovenikøbet at få det gjort af udviklere og programmører, der har langt større erfaring end tilsvarende danskere? Og endda kunne sætte opgaver i gang med få dages varsel. Ja, ikke? Og det kan faktisk være en fremragende løsning. Men hvis man ikke gør det ordentligt, så kan det også gå helt galt. Vi har samlet 5 af de vigtigste ting, du skal have fokus på, når du outsourcer.

1. Find de bedste specialister

Det er selvfølgelig logik for perlehøns, at man skal finde de bedste folk. Og når man outsourcer, så har man som regel også råd til det. Men hvordan gør man? Hvis muligt, så få henvisninger, anbefalinger og referencer fra folk du kender og stoler på. Og test så din mulige outsourcing partner, f.eks. ved at give dem en mindre, begrænset prøveopgave først.

Du kan vælge at outsource til mindre eller større partnervirksomheder eller til enkeltpersoner. Hvis du skal bruge et team, så skal du bruge en partnervirksomhed, der er stor nok til inhouse at indeholde alle de specialister, som du har brug for. Og de skal have erfarne projektledere, der både kan styre specialisterne og kommunikere med dig. Vurder deres referencer, hold Skype møder med dem, indhent tilbud og vælg ud fra den viden, du har opnået.

Hvis det er en mindre opgave inden for et begrænset område, så kan det være en god løsning at finde en selvstændig free lancer, der kan dokumentere viden om og erfaring med det, du har brug for. Sådanne free lancere kan findes på mange platforme som f.eks. guru.com, Fiverr og freelancer.com, personligt foretrækker jeg Upwork. Her er der masser af emner og det er muligt at få gode resultater frem på selv meget specifikke søgninger. Når du har fundet frem til 2-3 emner, så indled en dialog med dem, få tilbud og vælg den bedste.

2. Sprog og kultur

Uanset hvor dygtige dine partnere er rent fagligt, så kan det være umuligt at arbejde sammen med dem, hvis de ikke taler og skriver et forståeligt engelsk eller, hvilket andet sprog du nu evner at kommunikere med dem på. Derfor er det også vigtigt, at du har både en skriftlig og mundtlig dialog med dem, før du indgår en aftale. Og begræns det ikke til partners sælger og projektleder, få også en dialog med de udførende programmører og udviklere. I den sidste ende er det måske dem, du skal kommunikere med, når opgaven er i gang.

Kulturelt er der også meget stor forskel på danskere og outsourcing partnere f.eks. i Østen eller Østeuropa. Jeg vil ikke komme med en masse generaliseringer her om folk fra forskellige lande, men blot sige, at du skal foretage grundig research om de lande, som du skal have samarbejdspartnere i.

3. Input er lig med output

Du skal beskrive opgaven ekstremt detaljeret og nøjagtigt, når du sender den til en outsourcing partner. De udfører, hvad de får besked på. Så hvis du ikke har beskrevet arbejdet forståeligt og sikret dig, at partneren også ser og forstår det samme, som du gør, så er du på vej ind i nogle heftige problemer.

Hvis det drejer sig om en større opgave, så er det en rigtig god ide at få outsourcing partneren til indledningsvist at udarbejde en detaljeret teknisk specifikation af deres mulige leverance baseret på krav, som du selv beskriver for dem. Bed dem om også om at kigge kritisk på jeres krav og ønsker og komme med forslag til, hvad der kan gøres anderledes og bedre. Desuden skal de levere en fast tidsplan og et fast pris tilbud. Det kræver, at I betaler måske 5-15.000 kroner til outsourcing partneren for dette indledende arbejde, men det giver både jer og dem et langt bedre fundament og fælles forståelse for opgaven. Så de penge bliver tjent hurtigt ind igen. Og hvis dette indledende forløb afslører, at den partner I har valgt, alligevel ikke er den rigtige, så kan I hurtigt slippe ud af samarbejdet, før det koster flere penge. Samtidigt har I fået mere viden om jeres eget projekt og hvad det indebærer af arbejde. Den viden kan I bruge, når I taler med den næste mulige partner.

4. Nøje planlægning, stramme tidsplaner og konstant opfølgning

Mange outsourcing partnere ønsker at få fred til at gennemføre en opgave og føler det generende, hvis de hele tiden skal rapportere og give jer en status. Og det er nemt at forstå. Sådan har man det jo også selv.

Men ved outsourcing må der ikke være nogen slinger i valsen her. Hvis f.eks. sprogproblemer, kulturelle forskelle eller en halvdårlig kravspecifikation gør, at partnere har misforstået hele eller dele af opgaven, så er deres arbejde både spildt og kontraproduktivt, indtil du opdager fejlen og får dem på rette vej igen. Så afhængig af opgavens størrelse, så bør du mindst hver anden eller hver tredje dag få en grundig status, så du har kontrol med, at alt går som det skal.

Udgangspunktet for dette er selvfølgelig, at du sammen med partneren har udarbejdet en minutiøs plan for opgavens udførelse og en realistisk tidsplan, som du hele tiden holder partneren op på. Og husk, at med mindre du har meget stor tiltro til partnerens projektleder, så er det en særdeles god ide også at have direkte kontakt med udviklere og programmører.

Jeg har slet ikke nævnt begrebet ”agil projektledelse” og det er lidt bevidst. Det er på ingen måde umuligt at kombinere det med outsourcing, men det bør kun gøres, når man har et etableret forhold til en outsourcing partner og har fælles erfaring fra flere projekter.

5. Det handler om scope, tid og pris

Den væsentligste grund til at outsource er oftest prisen. Og budgetmæssigt er det selvfølgelig en fordel at få en fast pris, så man ikke får prismæssige overraskelser undervejs. Men husk altid at få at vide, hvor mange timers arbejde den faste pris er beregnet ud fra.
Tidsfaktoren kan også være vigtig. Med outsourcing kan man meget hurtigt have en hel række it specialister til at arbejde for sig på fuld tid eller deltid. En noget nemmere løsning end at ansætte folk med tilsvarende kvalifikationer.

Ved alle projekter og større opgaver gælder balancen mellem scope (projektrammen), tid og penge. Det gør det også ved outsourcing. Fordelen her er bare, at du ofte har råd til at forlange mere mht. scope og tid, fordi arbejdet udføres billigere.

Du skal heller ikke presse ikke prisen for meget. Det er vigtigt, at partneren får en god forretning ud af det også. For at få en fornemmelse for, om en pris er rigtig, så skal du selvfølgelig vurdere om det samlede tidsforbrug virker realistisk og se på timeprisen. Det er en god ide at få et indblik i de generelle lønningsforhold i det land, hvor partneren hører hjemme, så kan du også vurdere, om timeprisen er den rette.

Og så skal betalingen selvfølgelig være bundet op på, at der nås bestemte milepæle i udviklingsarbejdet. Ofte vil aftalen være en up front betaling ved kontraktindgåelse og så 2-3 yderligere rater, den sidste ved aflevering. Og når den er betalt skal du have udleveret alle relevante kildekoder m.m.

Hvis man ikke skal have udført projekter, men blot løbende udviklings, vedligeholdelses- og supportarbejde, så vil aftalerne typisk være ”klippekort” eller indeholde et fast antal timer til rådighed pr. måned.

Kort om Jan Mortensen og Empira

Jan Mortensen er specialist i digital markedsføring og forretningsudvikling. Han er partner i det digitale bureau Empira, der alene gennem det sidste års tid har udført cirka 10 store og små outsourcing opgaver for en række danske kunder. Empira har brugt 5 forskellige outsourcing partnere til disse opgaver og været i kontakt med yderligere 10 i forbindelse med udvælgelse af partnere.

Du kan læse mere om os her på dette website og mere specifikt om outsourcing på vores specialsite 550kr.dk